Automatische Terminvereinbarung per Telefon für Kliniken und Werkstätten

Kliniken, Praxen, Werkstätten, Salons, Pet-Shops: Alle sind auf einen vollen und organisierten Kalender angewiesen. Und fast alle vereinbaren Termine per Telefon, weil viele Menschen das bevorzugen. Das Problem ist, dass die Terminvereinbarung per Telefon Zeit der Person kostet, die gerade betreut: den Kalender öffnen, einen Termin suchen, verhandeln, notieren, bestätigen.

In diesem Artikel zeigen wir, wie die automatische Terminvereinbarung per Telefon mit KI funktioniert, was vorher vorzubereiten ist und wie Sie mit Bestätigung und Erinnerung per WhatsApp die Ausfälle reduzieren.

Was ist die automatische Terminvereinbarung per Telefon

Sie liegt vor, wenn die Person, die den Anruf annimmt, eine KI ist, die Zugriff auf den Kalender des Unternehmens hat. Die Person ruft an, sagt, was sie möchte („Ich wollte eine Inspektion vereinbaren“ oder „Ich brauche einen Termin bei der Dermatologin“), die KI prüft die freien Termine, bietet Optionen an und vereinbart, was die Person auswählt, ohne dass jemand aus dem Team seine Arbeit unterbrechen muss.

Beim Telefon mit KI von Combot ist „Termin vereinbaren“ eine der Rollen, die Sie für die Nummer auswählen. Der Kalender befindet sich im Combot-Panel, und der vereinbarte Termin erscheint dort mit dem Hinweis, dass er über die KI am Telefon zustande kam.

So funktioniert es, Schritt für Schritt

1. Die Person ruft an und nennt den gewünschten Service.
2. Die KI prüft den Kalender und bietet die nächsten freien Termine an, oder den Tag, den die Person wünscht.
3. Die Person wählt aus, und die KI fragt nach dem Namen und allem weiteren Erforderlichen (das Automodell, den Namen des Haustiers, die Versicherung).
4. Die KI vereinbart und bestätigt laut den Tag, die Uhrzeit und den Service.
5. Die Bestätigung kommt per WhatsApp, mit Tag, Uhrzeit, Adresse und einem Code. Wenn sich etwas ändern muss, antwortet die Person mit UMBAUCHEN oder ABSAGEN.
6. Am Vortag ein Erinnerungsschreiben, das fragt, ob die Person ihr Kommen bestätigt.

Wenn Sie lieber jeden Termin vorher genehmigen möchten, kann der Kalender im Modus arbeiten, in dem die KI die Anfrage notiert und das Team sie anschließend bestätigt. In diesem Fall hört der Kunde, dass die Anfrage eingegangen ist und dass die Bestätigung per WhatsApp kommt.

Was Sie vorher vorbereiten sollten

Die automatische Terminvergabe funktioniert nur gut, wenn der Kalender gut beschrieben ist. Legen Sie fest:

• Die Leistungen: Name, Dauer und, falls Sie es angeben möchten, Preis (exakt, "ab" oder "auf Anfrage").
• Die Öffnungszeiten: Wochentage, Mittagspause, Samstage.
• Die Mitarbeiter oder Boxen: wer was übernimmt, falls es mehr als einen gibt.
• Die Regeln: Mindestvorlaufzeit, wie viele Termine gleichzeitig, Leistungen, die eine Bewertung vorab benötigen.
• Was zu sagen ist über Vorbereitung, Dokumente oder was mitzubringen ist.

Illustratives Beispiel: Kfz-Werkstatt

Stellen Sie sich (fiktives Beispiel) eine Werkstatt vor, die Inspektion, Ölwechsel und Achsvermessung anbietet.

Ein Kunde ruft an einem Dienstagabend an und bittet um einen Ölwechsel. Die KI fragt nach dem Fahrzeugmodell und bietet Mittwoch um 8 Uhr oder um 10 Uhr an. Er wählt 8 Uhr. Die KI bestätigt, und anschließend erhält er per WhatsApp die Bestätigung mit der Adresse. Am Vortag kommt die Erinnerung. Die Werkstatt öffnet morgens und weiß bereits, was hereinkommt.

Bei Leistungen, die eine Diagnose erfordern (Geräusche, Warnleuchte im Armaturenbrett), kann das Skript eine "Bewertung" statt der Reparatur vereinbaren, ohne Preise zu versprechen.

Illustratives Beispiel: Klinik

Nun eine Klinik (ebenfalls fiktiv) mit zwei Fachrichtungen.

Eine Patientin ruft während der Mittagspause an, wenn die Rezeption unbesetzt ist. Die KI fragt nach der Fachrichtung, bietet die Termine der Woche an und vereinbart einen. Sie fragt, ob es sich um eine Privatleistung oder eine Kassenleistung handelt, gemäß dem Skript. Die Bestätigung geht an ihr WhatsApp.

Was die KI in einer Klinik nicht tut: medizinische Beratung geben, Untersuchungen interpretieren oder sagen, ob etwas dringend ist. Dafür weist das Skript an, auf die Notfallversorgung hinzuweisen und den Fall für das Team zu notieren, das ihn per WhatsApp mit dem Link zum Anrufen des Patienten erhält. Und Gesundheitsdaten erfordern besondere Aufmerksamkeit hinsichtlich der LGPD (siehe LGPD im Telefon- und WhatsApp-Service).

Bestätigung und Erinnerung reduzieren Fehlzeiten

Ein Fehlen bei einem vereinbarten Termin ist teuer: Der Termin bleibt leer, und ein anderer Kunde hätte ihn wahrnehmen können. Zwei Praktiken helfen:

• Sofortige Bestätigung per WhatsApp. Die Person hat Tag, Uhrzeit und Adresse schriftlich und ist nicht auf ihr Gedächtnis angewiesen.
• Erinnerung am Vortag, mit der Option, durch Antworten auf die Nachricht zu bestätigen, umzubuchen oder abzusagen. Wer nicht kommen kann, sagt Bescheid, und der Termin wird wieder frei.

Wenn jemand um eine Umbuchung bittet, geht das Gespräch an das Team über, das den neuen Termin abstimmt. Im Kalender verfolgen Sie, wer bestätigt, wer abgesagt und wer gefehlt hat.

Was außerhalb der Öffnungszeiten zu tun ist

Ein Vorteil der automatischen Terminvergabe ist die Vereinbarung von Terminen abends und am Wochenende, wenn viele Menschen daran denken, sich um ihr Auto, ihr Haustier oder ihre Gesundheit zu kümmern. Sie können die KI rund um die Uhr Termine vergeben lassen oder festlegen, dass sie außerhalb der Öffnungszeiten nur die Nachricht notiert und per WhatsApp sendet. Wir erklären die Optionen in wie man Anrufe außerhalb der Öffnungszeiten nicht verliert.

Und wenn die Person WhatsApp bevorzugt

Nicht jeder ruft an. Der Kalender von Combot empfängt auch Termine, die per WhatsApp und über das Panel vereinbart werden, und alles bleibt an einem Ort. So haben Sie nicht einen Kalender für das Telefon und einen anderen für die Nachrichten.

Häufige Fehler

• Veralteter Kalender. Wenn der Mitarbeiter frei genommen hat und niemand den Kalender blockiert hat, bietet die KI den Termin an. Halten Sie die Blockierungen aktuell.
• Schlecht beschriebene Leistungen. Eine "Konsultation" mit falscher Dauer führt den ganzen Tag zu Verzögerungen.
• Skript ohne Grenzen. Sagen Sie klar, was die KI nicht beantworten soll.
• Niemand kümmert sich um Umbuchungsanfragen. Legen Sie fest, wer per WhatsApp antwortet.

Zusammenfassung

Die automatische Terminvergabe per Telefon nimmt dem Team die repetitive Arbeit der Terminvereinbarung ab, funktioniert, wenn niemand verfügbar ist, und hilft mit Bestätigung und Erinnerung per WhatsApp, Fehlzeiten zu reduzieren. Das Geheimnis liegt darin, die Leistungen und Öffnungszeiten gut zu beschreiben und ein klares Skript zu haben. Verwenden Sie zum Schreiben dieses Skripts unseren Leitfaden wie man das Service-Skript schreibt. Imbiss, Anwaltskanzlei und Provider finden Sie in virtueller Assistent nach Segment.