2ᵉ copie de bordereau par WhatsApp pour les fournisseurs d'accès internet : comment automatiser

En début de mois, le WhatsApp du fournisseur devient une file de « envoie-moi le bordereau ». Chaque demande est simple, mais le volume ne l'est pas : quelqu'un doit ouvrir le système, chercher le client, générer la facture, copier le Pix et répondre. Pendant ce temps, ceux qui sont sans internet attendent dans la même file.

La 2ᵉ copie est le type de service qui peut et doit être automatisé. Dans cet article, nous montrons comment fonctionne la 2ᵉ copie automatique par WhatsApp, intégrée au SGP, et les précautions pour le faire en toute sécurité.

Pourquoi automatiser la 2ᵉ copie

• C'est répétitif. Le processus est toujours le même : identifier le client, trouver la facture, envoyer.
• Il y a des heures de pointe prévisibles. À l'approche de l'échéance, le volume augmente, et c'est justement le moment où l'équipe est la plus occupée.
• Le client veut la recevoir tout de suite. Celui qui demande le boleto veut payer maintenant. Attendre une heure peut signifier oublier et retarder.
• Cela libère l'équipe. Chaque demande résolue seule est un agent disponible pour un problème technique.

Comment cela fonctionne avec le SGP

Avec l'intégration de Combot au SGP, le flux sur WhatsApp se déroule ainsi :

1. Le client demande la 2ᵉ copie (en choisissant l'option dans le menu ou en écrivant, s'il s'agit du bot avec IA).
2. Le bot demande le CPF ou le CNPJ du titulaire.
3. Le bot consulte le SGP et trouve la facture en attente.
4. Le client reçoit la facture avec le code Pix et le code-barres, dans la conversation elle-même.
5. Si la connexion est bloquée pour retard, le bot peut proposer la libération en confiance, lorsque le contrat y donne droit.

Tout cela sans qu'aucun membre de l'équipe n'intervienne dans l'échange. Nous expliquons toutes les fonctions de l'intégration dans intégration SGP avec WhatsApp et téléphone.

Et lorsque le client appelle

Beaucoup de clients demandent encore la 2ᵉ copie par téléphone, surtout lorsqu'ils n'ont pas internet. Dicter un code-barres par téléphone est long et source d'erreurs. Dans le Téléphone avec IA, l'IA consulte le registre par le CPF et envoie la facture avec Pix sur WhatsApp, au lieu de dicter un quelconque code. Par sécurité, elle l'envoie uniquement au WhatsApp du numéro qui appelle. Voir plus dans téléphone avec IA pour fournisseur d'accès internet.

Pix ou boleto ?

Les deux ont leur place, et envoyer les deux dans le même message est le plus pratique :

• Pix : paiement immédiat, par téléphone, à tout moment. Pour le client qui demande la 2ᵉ copie sur WhatsApp, c'est généralement le chemin le plus rapide.
• Code-barres : utile pour ceux qui paient à la banque, en loterie ou qui préfèrent l'internet banking avec boleto.

Au moment de libérer la connexion après le paiement, suivez la manière dont votre SGP et votre banque confirment l'encaissement. Si la compensation n'est pas immédiate, la libération en confiance évite que le client reste à attendre.

Scénario de relance : la 2ᵉ copie avant la demande

La meilleure 2ᵉ copie est celle qui arrive avant que le client ne la demande. Avec le scénario de relance, Combot envoie des rappels par WhatsApp aux dates que vous définissez, comme quelques jours avant l'échéance, le jour même et après le retard, avec déjà la facture et le Pix.

Quelques précautions pour que la relance ne devienne pas une gêne :

• Peu de rappels, bien espacés. Commencez par deux ou trois et suivez l'évolution.
• Ton amical avant l'échéance, plus direct après le retard, toujours courtois.
• Heures ouvrables pour l'envoi des messages.
• Message clair sur le blocage, le cas échéant : date et comment l'éviter.

Sécurité : la facture est une donnée personnelle

Une facture contient le nom, l'adresse, le montant et le forfait du client. Quelques précautions :

• Identifiez le titulaire par le CPF ou le CNPJ avant d'envoyer.
• Au téléphone, envoyez uniquement au numéro qui a appelé, comme le fait le Téléphone avec IA de Combot.
• N'exposez pas les données d'autres contrats du même titulaire sans nécessité.
• Protégez les identifiants du SGP utilisés dans l'intégration et changez-les lorsqu'une personne ayant accès part.

Pour un panorama complet, voir LGPD dans le service par téléphone et WhatsApp.

Un exemple illustratif

Imaginez (exemple fictif) un fournisseur régional qui reçoit de nombreuses demandes de 2ᵉ copie à l'approche du 10 du mois.

Une cliente envoie « boleto » sur WhatsApp à 23 h. Le bot demande le CPF, consulte le SGP et envoie la facture avec Pix. Elle paie immédiatement via l'application de sa banque. Le lendemain matin, l'équipe n'a pas cette demande dans sa file ; elle n'a que les appels techniques.

Comment déployer

1. Connectez le SGP dans le panneau de Combot et effectuez une consultation test avec un CPF de l'équipe.
2. Montez le flux de la 2ᵉ copie dans le bot WhatsApp, avec le texte dans le ton de votre fournisseur.
3. Testez depuis le téléphone d'un membre de l'équipe : CPF correct, CPF erroné, client sans facture en attente, client bloqué.
4. Activez le scénario de relance avec peu de rappels.
5. Prévenez les clients que la 2ᵉ copie est désormais disponible immédiatement sur WhatsApp : sur la facture, sur le site, dans le profil.
6. Suivez les premières semaines et ajustez les messages.

Découvrez tout ce que Combot fait pour les fournisseurs sur la page pour les fournisseurs.

Questions fréquentes

Le client doit-il mémoriser le numéro de contrat ?

Non. Le CPF ou le CNPJ du titulaire suffit pour la consultation dans le SGP.

Et si le CPF n'est pas trouvé ?

Le service indique qu'il n'a pas trouvé le registre et demande de vérifier le numéro, ou transfère à l'équipe.

La 2ᵉ copie fonctionne-t-elle en dehors des heures ouvrables ?

Oui. La consultation et l'envoi ont lieu à tout moment, y compris le soir et le week-end, lorsque l'équipe n'est pas là.

Résumé

La 2ᵉ copie par WhatsApp est l'un des services les plus faciles à automatiser chez le fournisseur et l'un de ceux qui soulagent le plus l'équipe. Intégrée au SGP, elle identifie le titulaire, envoie la facture avec Pix et peut proposer la libération en confiance, à tout moment. Avec le scénario de relance, la facture arrive avant même la demande.