2. Ausfertigung des Boleto per WhatsApp für Internetanbieter: wie man automatisiert

Am Monatsanfang wird das WhatsApp des Anbieters zu einer Warteschlange von "schick mir den Boleto". Jede Anfrage ist einfach, aber die Menge nicht: Jemand muss das System öffnen, den Kunden suchen, die Rechnung erzeugen, den Pix kopieren und antworten. Währenddessen wartet, wer kein Internet hat, in derselben Warteschlange.

Die 2. Ausfertigung ist die Art von Bedienung, die automatisiert werden kann und sollte. In diesem Artikel zeigen wir, wie die automatische 2. Ausfertigung per WhatsApp funktioniert, integriert in das SGP, und die Vorsichtsmaßnahmen, um das sicher zu tun.

Warum die 2. Rechnung automatisieren

• Es ist repetitiv. Der Ablauf ist immer derselbe: Kunden identifizieren, Rechnung finden, versenden.
• Es gibt eine vorhersehbare Stoßzeit. Rund um den Fälligkeitstermin steigt das Volumen – genau dann, wenn das Team am meisten zu tun hat.
• Der Kunde will sie sofort. Wer den Boleto anfordert, will jetzt bezahlen. Eine Stunde Warten kann bedeuten, dass er es vergisst und in Verzug gerät.
• Es entlastet das Team. Jede Anfrage, die sich von selbst erledigt, ist ein Mitarbeiter, der für ein technisches Problem frei ist.

So funktioniert es mit dem SGP

Mit der Integration von Combot in das SGP sieht der Ablauf im WhatsApp so aus:

1. Der Kunde fordert die 2. Rechnung an (über die Menüoption oder per Nachricht, wenn es der Bot mit KI ist).
2. Der Bot fragt nach der CPF oder CNPJ des Inhabers.
3. Der Bot fragt das SGP ab und findet die offene Rechnung.
4. Der Kunde erhält die Rechnung mit Pix-Code und Barcode direkt im Chat.
5. Ist die Verbindung wegen Zahlungsverzugs gesperrt, kann der Bot die Freigabe auf Treu und Glauben anbieten, wenn der Vertrag dies vorsieht.

All das, ohne dass jemand aus dem Team den Vorgang anfassen muss. Alle Funktionen der Integration erklären wir in SGP-Integration mit WhatsApp und Telefon.

Und wenn der Kunde anruft

Viele Kunden fordern die 2. Rechnung noch per Telefon an, vor allem wenn sie kein Internet haben. Einen Barcode am Telefon zu diktieren ist langsam und fehleranfällig. Beim Telefon mit KI fragt die KI den Datensatz anhand der CPF ab und schickt die Rechnung mit Pix per WhatsApp, statt irgendeinen Code zu diktieren. Aus Sicherheitsgründen sendet sie nur an das WhatsApp des anrufenden Nummer. Mehr dazu unter Telefon mit KI für Internetanbieter.

Pix oder Boleto?

Beide haben ihren Platz, und beide in derselben Nachricht zu senden ist am praktischsten:

• Pix: sofortige Zahlung per Handy, zu jeder Uhrzeit. Für den Kunden, der die 2. Rechnung im WhatsApp anfordert, ist das meist der schnellste Weg.
• Barcode: nützlich für alle, die bei der Bank, in der Lotterieannahmestelle oder lieber per Internetbanking mit Boleto zahlen.

Beim Freigeben der Verbindung nach der Zahlung folgen Sie der Art und Weise, wie Ihr SGP und Ihre Bank den Zahlungseingang bestätigen. Ist die Gutschrift nicht sofort, verhindert die Freigabe auf Treu und Glauben, dass der Kunde warten muss.

Mahnregel: die 2. Rechnung vor der Anfrage

Die beste 2. Rechnung ist die, die ankommt, bevor der Kunde sie anfordert. Mit der Mahnregel versendet Combot Erinnerungen per WhatsApp zu von Ihnen festgelegten Terminen, etwa einige Tage vor der Fälligkeit, am Fälligkeitstag und nach Verzug – bereits mit Rechnung und Pix.

Ein paar Hinweise, damit die Mahnregel nicht zur Belästigung wird:

• Wenige, gut verteilte Erinnerungen. Beginnen Sie mit zwei oder drei und beobachten Sie.
• Freundlicher Ton vor der Fälligkeit, direkter nach Verzug, stets höflich.
• Geschäftszeiten für den Versand der Nachrichten.
• Klare Nachricht zur Sperrung, falls es eine gibt: Datum und wie man sie vermeidet.

Sicherheit: Die Rechnung ist ein personenbezogenes Datum

Eine Rechnung enthält Name, Adresse, Betrag und Tarif des Kunden. Einige Vorsichtsmaßnahmen:

• Identifizieren Sie den Inhaber anhand der CPF oder CNPJ, bevor Sie senden.
• Senden Sie am Telefon nur an die anrufende Nummer, wie es das Telefon mit KI von Combot tut.
• Legen Sie keine Daten anderer Verträge desselben Inhabers ohne Notwendigkeit offen.
• Schützen Sie die SGP-Zugangsdaten, die in der Integration verwendet werden, und wechseln Sie sie, wenn jemand mit Zugriff ausscheidet.

Für einen vollständigen Überblick siehe LGPD im Telefon- und WhatsApp-Support.

Ein illustratives Beispiel

Stellen Sie sich (fiktives Beispiel) einen regionalen Anbieter vor, der rund um den 10. viele Anfragen nach der 2. Rechnung erhält.

Eine Kundin schreibt um 23 Uhr "boleto" im WhatsApp. Der Bot fragt nach der CPF, fragt das SGP ab und sendet die Rechnung mit Pix. Sie zahlt sofort über die Bank-App. Am nächsten Morgen hat das Team diese Anfrage nicht in der Warteschlange; es hat nur die technischen Anliegen.

So setzen Sie es um

1. Verbinden Sie das SGP im Combot-Panel und führen Sie eine Testabfrage mit einer CPF aus dem Team durch.
2. Erstellen Sie den Ablauf für die 2. Rechnung im WhatsApp-Bot, mit einem Text im Ton Ihres Anbieters.
3. Testen Sie mit dem Handy eines Teammitglieds: richtige CPF, falsche CPF, Kunde ohne offene Rechnung, gesperrter Kunde.
4. Aktivieren Sie die Mahnregel mit wenigen Erinnerungen.
5. Informieren Sie die Kunden, dass die 2. Rechnung jetzt sofort per WhatsApp kommt: auf der Rechnung, auf der Website, im Profil.
6. Beobachten Sie die ersten Wochen und passen Sie die Nachrichten an.

Sehen Sie alles, was Combot für Anbieter leistet, auf der Seite für Anbieter.

Häufige Fragen

Muss der Kunde die Vertragsnummer auswendig kennen?

Nein. Die CPF oder CNPJ des Inhabers genügt für die Abfrage im SGP.

Und wenn die CPF nicht gefunden wird?

Der Support teilt mit, dass der Datensatz nicht gefunden wurde, und bittet um Prüfung der Nummer oder leitet an das Team weiter.

Funktioniert die 2. Rechnung außerhalb der Geschäftszeiten?

Ja. Die Abfrage und der Versand erfolgen zu jeder Uhrzeit, auch nachts und am Wochenende, wenn das Team nicht da ist.

Zusammenfassung

Die 2. Rechnung per WhatsApp ist einer der am einfachsten zu automatisierenden Vorgänge beim Anbieter und einer derjenigen, die das Team am meisten entlasten. In das SGP integriert, identifiziert sie den Inhaber, sendet die Rechnung mit Pix und kann die Freigabe auf Treu und Glauben anbieten, zu jeder Uhrzeit. Mit der Mahnregel kommt die Rechnung sogar vor der Anfrage an.