SGP-Integration mit WhatsApp und Telefon: Was im Kundenservice des Providers automatisiert werden kann

Das SGP bündelt das Leben des Provider-Kunden: Registrierung, Verträge, Rechnungen, Sperren. Der Kundenservice findet dagegen in WhatsApp und am Telefon statt. Wenn die beiden nicht miteinander sprechen, wird jemand aus dem Team zur Brücke: Er empfängt die Nachricht, öffnet das SGP, sucht die CPF, kopiert den Pix, fügt ihn in WhatsApp ein. Multiplizieren Sie das mit allen Nachrichten zu Monatsbeginn.

Die Integration beseitigt diese manuelle Brücke. In diesem Artikel erklären wir, was sich automatisieren lässt, wie es in WhatsApp und am Telefon aussieht und worauf man achten muss, um das sicher umzusetzen.

Was die Integration von Combot mit dem SGP leistet

Es gibt fünf Hauptfunktionen, die Sie nach Bedarf verbinden:

• Kundenabfrage per CPF oder CNPJ. Der Kundenservice findet die Registrierung und weiß, mit wem er spricht: Name, Tarif, Verträge und Situation.
• 2. Rechnung mit Pix. Die offene Rechnung wird mit dem Pix-Code und dem Barcode versendet, bereit zur Zahlung.
• Kulanzfreigabe. Ein wegen Zahlungsverzug gesperrter Kunde kann die vorübergehende Freigabe anfordern, im Rahmen dessen, was das SGP für diesen Vertrag zulässt.
• Verbindungsstatus. Der Kundenservice informiert, ob der Vertrag aktiv oder gesperrt ist, und trennt die finanzielle Frage vom technischen Problem.
• Mahnrhythmus. Automatische Erinnerungen an Fälligkeit und Zahlungsverzug per WhatsApp, an den von Ihnen festgelegten Tagen.

Wie es in WhatsApp aussieht

In WhatsApp sendet der Kunde eine Nachricht und der Bot führt den Kundenservice durch:

1. Der Kunde wählt "2. Rechnung" (oder schreibt etwas wie "ich möchte meine Rechnung", beim Bot mit KI).
2. Der Bot fragt nach der CPF oder CNPJ des Inhabers und fragt das SGP ab.
3. Findet er die offene Rechnung, sendet er den Pix und den Barcode direkt im Gespräch.
4. Ist die Verbindung gesperrt, bietet er die Kulanzfreigabe an, wenn der Vertrag Anspruch darauf hat.

Der Kunde erledigt es in wenigen Nachrichten, zu jeder Zeit, und das Team greift nur ein, wenn der Fall Menschen braucht: eine Verhandlung, eine Rechnungsanfechtung, ein technisches Problem.

Sie können dies mit dem Menü-Bot einrichten, einfacher, oder mit dem Bot mit KI, der freie Sätze versteht. Der Unterschied ist in Bot mit KI oder Menü-Bot erklärt.

Wie es am Telefon aussieht

Beim Telefon mit KI ist die Logik dieselbe, nur per Stimme:

• Die KI fragt nach der CPF des Inhabers und fragt die Registrierung im SGP ab.
• Für die 2. Rechnung diktiert sie keine Codes am Telefon. Sie sendet die Rechnung mit Pix per WhatsApp, und aus Sicherheitsgründen nur an das WhatsApp der Nummer, die anruft.
• Für die Kulanzfreigabe fragt sie vorher die Registrierung ab und gibt erst frei, nachdem die Person mündlich bestätigt hat, dass sie es möchte. Hat der Vertrag keinen Anspruch, informiert sie darüber.

Das ist vor allem dann nützlich, wenn der Kunde kein Internet hat und WhatsApp nicht über das WLAN zu Hause nutzen kann: Er ruft an, das Problem wird gelöst, und die Rechnung kommt an, sobald er wieder Empfang hat. Mehr dazu in KI-Telefon für Internetanbieter.

Die Mahnstaffel

Die Staffel ist eine Abfolge von Erinnerungen, die an die Rechnungsdaten geknüpft ist. Ein üblicher Aufbau, nur als Ausgangspunkt:

• Einige Tage vor Fälligkeit: freundliche Erinnerung mit Betrag und Pix.
• Am Fälligkeitstag: Hinweis, dass die Rechnung heute fällig ist.
• Nach Fälligkeit: Mahnung mit aktualisierter Rechnung.
• Vor der Sperrung: klarer Hinweis, dass die Verbindung gesperrt wird und wie man das vermeidet.

Passen Sie die Tage und den Ton an die Richtlinien Ihres Anbieters an. Zu viele Erinnerungen nerven; zu wenige helfen nicht. Beginnen Sie mit wenigen Hinweisen und beobachten Sie das Ergebnis.

Was beim Team bleibt

Die Integration sollte nicht alles allein lösen. Manche Fälle gehören zum Team:

• Schuldenverhandlung, Ratenzahlung und Rabatt.
• Rechnungsbeanstandung ("Ich erkenne diese Rechnung nicht an").
• Technische Probleme, die eine Diagnose oder einen Besuch erfordern.
• Kündigung, Halterwechsel, Fälle mit Dokumentation.

In diesen Fällen übergibt der Bot an einen Mitarbeiter in WhatsApp, und am Telefon notiert die KI den Fall und schickt ihn an das WhatsApp des Unternehmens, mit dem Link, um den Kunden anzurufen.

Sicherheit und LGPD

Der Umgang mit CPF und Rechnungen erfordert Sorgfalt:

• Fragen Sie nur nach dem Dokument des Vertragsinhabers, und verwenden Sie es nur für die Abfrage.
• Senden Sie die Rechnung an den richtigen Kontakt. Am Telefon geht die 2. Ausfertigung nur an das WhatsApp der Nummer, die anruft.
• Schützen Sie den Zugang zum SGP. Die Zugangsdaten der Integration liegen im Combot-Panel; ändern Sie sie, wenn jemand mit Zugriff das Unternehmen verlässt.
• Protokollieren Sie, was getan wurde. Abfragen, Versendungen und Freigaben werden aufgezeichnet, was bei jeder Beanstandung hilft.

Wir haben einen allgemeineren Leitfaden zu diesem Thema geschrieben: LGPD im Telefon- und WhatsApp-Support.

So beginnen Sie

1. Bestätigen Sie, dass Ihr SGP den Integrationszugang freigegeben hat, und halten Sie die Zugangsdaten bereit.
2. Verbinden Sie im Combot-Panel das SGP und führen Sie eine Testabfrage mit einer CPF aus dem Team durch.
3. Aktivieren Sie die Funktionen eine nach der anderen: Beginnen Sie mit der 2. Ausfertigung, die das größte Volumen hat, und danach mit der Freigabe auf Vertrauen.
4. Schreiben Sie die Nachrichten im Ton Ihres Anbieters und testen Sie vom Handy eines Teammitglieds aus.
5. Beobachten Sie die erste Woche und passen Sie an, was der Kunde nicht verstanden hat.

Sehen Sie alles, was Combot für Anbieter bietet, auf der Seite für Anbieter.

Zusammenfassung

Die Integration des SGP mit WhatsApp und Telefon verwandelt den Finanzsupport des Anbieters in Selbstbedienung: Der Kunde fragt ab, erhält die 2. Ausfertigung, zahlt und wird freigegeben, ohne in der Warteschlange zu warten. Das Team gewinnt Zeit für das, was wirklich Menschen erfordert, und der Anbieter gewinnt einen Support, der 24 Stunden funktioniert.