Was kostet eine Empfangsdame vs. Telefon mit KI: So rechnen Sie richtig

"Stelle ich jemanden ein, der das Telefon bedient, oder nutze ich eine KI?" Diese Frage stellen sich viele Inhaber kleiner Unternehmen, wenn das Telefon häufiger klingelt, als das Team es bedienen kann. Die Antwort hängt von Zahlen ab, die nur Sie haben, und davon, gut zu verstehen, was jede Option leistet.

Dieser Artikel enthält keine fertige Gehaltstabelle, weil diese je nach Stadt, Tarifvertrag und Erfahrung stark variieren. Stattdessen zeigen wir, wie Sie die Rechnung mit Ihren Zahlen aufstellen und was Sie über den Preis hinaus vergleichen sollten.

Die Kosten einer Empfangsdame gehen über das Gehalt hinaus

Wer nach CLT einstellt, weiß, dass das Gehalt nur ein Teil ist. Um die tatsächlichen Kosten zu schätzen, addieren Sie:

• Gehalt: Prüfen Sie den Tarifmindestlohn der Berufsgruppe im Tarifvertrag Ihrer Stadt und was der lokale Markt zahlt. Stellenportale und Ihr Steuerberater helfen, eine realistische Spanne zu ermitteln.
• Lohnnebenkosten: FGTS (8 % des Gehalts), Arbeitgeberbeitrag zur Sozialversicherung (der je nach Steuerregime variiert; im Simples Nacional hängt er vom Anhang ab) und weitere, die Ihr Steuerberater benennen wird.
• Rückstellungen: 13. Gehalt und Urlaub mit dem Zuschlag von einem Drittel, die Monat für Monat zurückgelegt werden müssen.
• Leistungen: Fahrtkostenzuschuss (mit dem zulässigen Abzug des Arbeitnehmers), Essensgutschein oder Verpflegung, falls vorhanden oder falls die Betriebsvereinbarung es vorschreibt.
• Indirekte Kosten: Arbeitsplatz, Computer, Telefon, Schulung sowie die Zeit für Auswahl und Ersatz im Falle eines Ausscheidens.

In der Praxis liegt der Gesamtkostenaufwand für das Unternehmen meist deutlich über dem im Arbeitsbuch eingetragenen Gehalt. Lassen Sie sich von Ihrem Steuerberater eine Simulation mit dem Gehalt erstellen, das Sie zahlen möchten: Das ist der sicherste Weg, um für Ihren Fall zur richtigen Zahl zu gelangen.

Die Kosten des Telefons mit KI

Das Telefon mit KI von Combot kostet R$ 399 pro Monat pro Nummer, inklusive Nummer und 500 Minuten pro Monat. Um zu wissen, ob die 500 Minuten ausreichen, schätzen Sie, wie viele Anrufe Sie erhalten und wie lange diese im Durchschnitt dauern. Eine ungefähre Rechnung:

Wenn Sie beispielsweise 10 Anrufe pro Arbeitstag erhalten, mit jeweils etwa 2 Minuten, sind das rund 20 Minuten pro Tag oder etwa 440 Minuten an 22 Arbeitstagen. Die Zahlen dienen nur zur Veranschaulichung: Verwenden Sie die aus Ihrem Anrufverlauf.

Wenn Ihr Volumen deutlich höher ist, prüfen Sie auf der Seite Preise die Bedingungen für diejenigen, die die 500 Minuten überschreiten.

Was Sie über den Preis hinaus vergleichen sollten

Die beiden Werte nebeneinanderzustellen ist nur der Anfang. Sie leisten nicht genau dasselbe.

Abgedeckte Zeiten

Eine Empfangsmitarbeiterin arbeitet eine Schicht, mit Mittagspause, freien Tagen und Urlaub. Um Abende und Wochenenden abzudecken, wären mehr Personen erforderlich. Die KI ist rund um die Uhr im Einsatz, auch in der Mittagspause und an Feiertagen, und Sie entscheiden, was sie außerhalb der Geschäftszeiten tut: notieren und per WhatsApp senden, nur die Uhrzeit mitteilen oder nicht annehmen.

Gleichzeitige Anrufe

Eine Person nimmt jeweils einen Anruf entgegen. In Spitzenzeiten (Montagmorgen, nach einem Ausfall, bei einer Aktion) warten die anderen oder brechen ab. Die KI nimmt mehrere gleichzeitig entgegen.

Was jeder besser macht

Eine Person macht besser:

• Empfang von Personen vor Ort, Betreuung des Wartezimmers, Umgang mit Dokumenten.
• Heikle Situationen, Verhandlungen, sehr verärgerte Kunden.
• Abwechslungsreiche Aufgaben außerhalb des Telefons: Terminplanung organisieren, Mahnungen, Ablage.
• Beziehungen zu langjährigen Kunden aufbauen.

Die KI macht besser:

• Immer erreichbar sein, ohne Warteschlange und ohne Öffnungszeiten.
• Wiederholte Fragen mit derselben Geduld beim zehnten Mal am Tag beantworten.
• Vollständige Bestellungen und Nachrichten gemäß dem Skript notieren und geordnet per WhatsApp übermitteln.
• Termine im Kalender eintragen und die Fälle per WhatsApp an die richtige Person weiterleiten.

Es muss nicht das eine oder das andere sein

Für viele Unternehmen ist die beste Antwort die Kombination:

• Die Empfangsmitarbeiterin kümmert sich um den Vor-Ort-Bereich und die Fälle, die Menschen erfordern, und die KI nimmt das Telefon entgegen, wenn sie beschäftigt ist, in der Mittagspause und außerhalb der Geschäftszeiten.
• Die KI übernimmt die Vorauswahl und schickt per WhatsApp nur das an den Empfang, was eine Person erfordert.
• In Unternehmen ohne Empfang deckt die KI das Telefon ab, und das Team erhält die Bestellungen und Nachrichten per WhatsApp, um sie zwischen zwei Betreuungen zu beantworten.

So übernimmt die eingestellte Person wertvollere Arbeit, und das Telefon ist keine ständige Unterbrechung mehr.

Ein Leitfaden zur Entscheidung

1. Messen Sie das Volumen: wie viele Anrufe pro Tag und zu welchen Zeiten. Der Verlauf des Anbieters oder des Mobiltelefons hilft.
2. Klassifizieren Sie die Anliegen: wie viele sind repetitiv und wie viele erfordern menschliches Urteilsvermögen.
3. Zählen Sie die verpassten: wie viele klingeln unbeantwortet, innerhalb und außerhalb der Geschäftszeiten.
4. Fordern Sie die Simulation beim Steuerberater über die Kosten einer Einstellung an.
5. Vergleichen Sie mit dem Monatsbeitrag der KI und mit dem Wert der Anrufe, die Sie heute verlieren.
6. Testen Sie über einen Zeitraum, mit einem gut geschriebenen Skript, und sehen Sie die tatsächlichen Ergebnisse.

Vorsichtsmaßnahmen

• Betrachten Sie die KI nicht als Ersatz für irgendeine Funktion. Sie nimmt das Telefon entgegen; sie nimmt kein Paket an der Tür an.
• Ein gutes Skript macht den ganzen Unterschied. Lesen Sie wie man das Betreuungsskript schreibt.
• Jemand aus dem Team muss die Bestellungen und Nachrichten beantworten, die die KI per WhatsApp sendet. Ohne das löst keine der beiden Optionen das Problem.

Zusammenfassung

Die Kosten einer Empfangsmitarbeiterin sind das Gehalt plus Abgaben, Rückstellungen und Leistungen, und Ihr Steuerberater kann den genauen Betrag simulieren. Das Telefon mit KI hat feste monatliche Kosten und deckt 24 Stunden ab, mit mehreren gleichzeitigen Anrufen. Vergleichen Sie die beiden nach dem, was jedes leistet, und nicht nur nach dem Preis. Für viele kleine Unternehmen ist die KI am Telefon das, was Wachstum ermöglicht, ohne dass ein Anruf unbeantwortet bleibt. Um zu verstehen, was ein KI-Mitarbeiter im Alltag tut, lesen Sie virtueller Telefonassistent für kleine Unternehmen.